Có một đoạn trong trang sách mình thấy rất đáng suy nghĩ:
“If you don’t find a way to accomplish all that is expected of you, you will be driven by the urgent demands of others and lacking in the proper context for what is being asked of you; and if you don’t possess enough knowledge of the proper context, other will create that context for you”
Điều đáng sợ nhất không phải là có quá nhiều việc phải làm.
Điều đáng sợ hơn là mình làm rất nhiều, phản ứng rất nhanh, nhưng không còn biết vì sao việc đó cần được làm.
Khi sự khẩn cấp của người khác điều khiển một ngày của mình
Một tin nhắn đến và cần phản hồi ngay.
Một cuộc họp xuất hiện trong lịch.
Một yêu cầu được chuyển xuống với hai chữ “gấp nhé”.
Nếu không có một hệ ưu tiên đủ rõ, ta rất dễ xem mọi tín hiệu bên ngoài là mệnh lệnh. Việc nào đến trước thì làm trước. Người nào nói lớn hơn thì được ưu tiên hơn. Vấn đề nào gây áp lực mạnh hơn thì chiếm toàn bộ sự chú ý.
Cuối ngày, mình có thể rất bận.
Nhưng bận không có nghĩa là đã tiến gần hơn đến điều quan trọng.
Khi không tự xác định bối cảnh, ta sẽ sống trong bối cảnh do người khác tạo ra. Mục tiêu của họ trở thành lịch làm việc của mình. Sự lo lắng của họ trở thành cảm giác khẩn cấp của mình. Cách họ định nghĩa vấn đề dần trở thành cách mình nhìn vấn đề.
Một yêu cầu không bao giờ đứng một mình
Cùng một câu “làm việc này giúp anh” có thể mang những ý nghĩa rất khác.
Đó có thể là việc đang chặn cả đội ngũ.
Có thể là một việc quan trọng nhưng chưa thật sự khẩn cấp.
Cũng có thể chỉ là điều người gửi vừa nhớ ra và muốn chuyển khỏi đầu họ càng sớm càng tốt.
Nếu chỉ nhìn yêu cầu mà không nhìn bối cảnh, ta sẽ không biết nên làm ngay, lên lịch, ủy quyền, làm rõ thêm hay từ chối.
Bối cảnh giúp trả lời những câu hỏi quan trọng hơn:
- Kết quả nào thật sự được kỳ vọng?
- Việc này quan trọng với mục tiêu nào?
- Nếu chưa làm ngay, điều gì sẽ xảy ra?
- Nó đang chặn ai hoặc chặn quyết định nào?
- Việc gì phải dừng lại nếu mình nhận thêm yêu cầu này?
Không có các câu trả lời đó, ta chỉ đang phản ứng với áp lực, chưa chắc đang giải quyết đúng vấn đề.
Muốn chủ động, phải làm rõ ba lớp
Kỳ vọng
Trước tiên, phải hiểu thế nào là hoàn thành.
Không ít công việc kéo dài chỉ vì hai bên chưa từng thống nhất đầu ra. Một người nghĩ cần bản hoàn chỉnh. Người khác chỉ cần một phác thảo để ra quyết định. Một người muốn làm ngay hôm nay. Người kia chỉ muốn biết khi nào có thể bắt đầu.
Làm rõ kỳ vọng giúp tránh cả hai trạng thái: làm thiếu và làm quá.
Bối cảnh
Tiếp theo, phải hiểu vì sao việc này xuất hiện.
Nó phục vụ một khách hàng, một mục tiêu quý, một rủi ro vận hành hay chỉ là một ý tưởng mới?
Bối cảnh không phải phần giải thích cho đẹp. Nó quyết định chất lượng của lựa chọn. Khi hiểu bức tranh lớn, mình có thể đề xuất cách làm khác, thu nhỏ phạm vi hoặc nhận ra rằng yêu cầu ban đầu chưa chạm đúng vấn đề.
Hệ ưu tiên
Cuối cùng, phải biết yêu cầu mới đứng ở đâu so với những cam kết hiện tại.
Mỗi lần nói “được” với một việc mới, mình đang âm thầm nói “chưa” với một việc khác.
Nếu không gọi tên sự đánh đổi, lịch làm việc sẽ đầy lên nhưng ưu tiên thật sự lại biến mất.
Một cách phản hồi trước việc “gấp”
Thay vì nhận ngay hoặc từ chối theo cảm xúc, có thể dừng lại và hỏi:
- Anh cần đầu ra cụ thể nào?
- Thời điểm nào là hạn cuối thật sự?
- Việc này đang chặn điều gì?
- Nếu em ưu tiên việc này, mình sẽ lùi việc nào đang làm?
- Có phiên bản nhỏ hơn đủ để ra quyết định trước không?
Những câu hỏi này không làm mình chậm đi.
Chúng giúp mình tránh chạy thật nhanh theo một hướng chưa chắc đúng.
Quyền định nghĩa bối cảnh
Không phải lúc nào mình cũng có quyền chọn nhiệm vụ.
Nhưng mình có trách nhiệm hiểu nhiệm vụ đó nằm trong bức tranh nào.
Khi có đủ bối cảnh, ta không chỉ làm tốt hơn. Ta còn biết lúc nào cần hỏi lại, lúc nào cần đề xuất phương án khác và lúc nào một yêu cầu khẩn cấp thật ra chỉ là tiếng ồn.
Nếu mình không tạo ra một hệ thống để hiểu kỳ vọng, xây bối cảnh và bảo vệ ưu tiên, người khác sẽ làm điều đó thay mình.
Và khi ấy, một ngày của mình có thể rất đầy.
Nhưng chưa chắc đó là một ngày thuộc về mình.
