Có rất nhiều kỹ thuật giúp chúng ta học tốt hơn, làm việc tập trung hơn và bớt trì hoãn.
Nhưng đọc hết một danh sách không làm mình thay đổi.
Điều tạo ra khác biệt là chọn đúng kỹ thuật cho đúng vấn đề, sau đó dùng nó đủ lâu để hình thành một cách làm mới.
Dưới đây là 14 kỹ thuật phổ biến, được trình bày theo hướng ngắn gọn và có thể áp dụng ngay.
1. Quy tắc 5 giây
Ngay khi nghĩ đến một việc có ích cần làm, hãy đếm ngược 5, 4, 3, 2, 1 rồi bắt đầu một hành động thể chất cụ thể.
Đứng dậy. Mở tài liệu. Bấm gọi. Mang giày vào.
Mục đích là ngắt quãng chu kỳ do dự trước khi sự nghi ngờ và những lý do trì hoãn kịp xuất hiện.
Có thể dùng khi:
- Rời khỏi giường.
- Thực hiện một cuộc gọi khó.
- Bắt đầu buổi tập.
- Mở việc quan trọng đang né tránh.
2. Kỹ thuật Feynman
Chọn một khái niệm mình đang học.
Viết lời giải thích như thể đang dạy cho một đứa trẻ 12 tuổi. Không dùng thuật ngữ chuyên môn nếu chưa thể giải thích chúng bằng ngôn ngữ đơn giản.
Chỗ nào bị kẹt, chỗ đó chính là khoảng trống hiểu biết.
Quay lại tài liệu, học lại phần còn thiếu rồi thử giải thích một lần nữa.
Dấu hiệu đã hiểu: mình có thể trình bày ý chính rõ ràng, dùng ví dụ cụ thể và trả lời được câu hỏi “tại sao”.
3. Ma trận Eisenhower
Vẽ một lưới 2 x 2 theo hai trục: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Phân loại từng nhiệm vụ vào một trong bốn ô:
- Khẩn cấp và quan trọng: làm trước.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên lịch.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: ủy quyền hoặc rút gọn.
- Không khẩn cấp, không quan trọng: loại bỏ.
Ma trận này không giúp mình làm được nhiều việc hơn. Nó giúp mình ngừng đối xử với mọi việc như thể chúng quan trọng như nhau.
4. Quy tắc 2 phút
Khi một việc nhỏ xuất hiện, hãy hỏi: “Việc này có thể hoàn thành trong dưới 2 phút không?”
Nếu có, làm ngay.
Ví dụ: trả lời một email ngắn, lưu một tài liệu đúng chỗ, gửi một tin nhắn xác nhận hoặc ghi lại một lịch hẹn.
Nếu cần nhiều thời gian hơn, đưa việc đó vào lịch hoặc danh sách công việc thay vì để nó lơ lửng trong đầu.
Mục tiêu là tránh để những việc nhỏ tích tụ thành một mớ hỗn độn tinh thần.
5. Kỹ thuật Pomodoro
Đặt bộ đếm thời gian 25 phút.
Trong khoảng đó, chỉ làm một nhiệm vụ và để điện thoại ngoài tầm với.
Khi hết giờ, nghỉ 5 phút. Có thể đi bộ, vươn vai hoặc uống nước.
Sau bốn chu kỳ, nghỉ dài hơn, khoảng 20 đến 30 phút.
Pomodoro phù hợp khi việc quá lớn khiến mình ngại bắt đầu. Thay vì cam kết hoàn thành cả dự án, mình chỉ cần cam kết tập trung trong 25 phút.
6. Phục hồi chủ động
Sau khi đọc một chương, học một chủ đề hoặc tham gia một cuộc họp, hãy đóng tài liệu lại.
Viết ra mọi thứ mình còn nhớ được.
Sau đó mở lại ghi chép để đối chiếu và đánh dấu phần đã bỏ lỡ hoặc nhớ sai.
Đây là cách chuyển việc học từ “nhìn thấy thì quen” sang “có thể tự gọi lại khi cần”.
7. Quy tắc 1%
Chọn một kỹ năng hoặc thói quen.
Cải thiện một lượng rất nhỏ mỗi ngày:
- Đọc thêm một trang.
- Đi thêm một đoạn ngắn.
- Viết thêm một đoạn.
- Gửi thêm một tin nhắn kết nối có giá trị.
Điều quan trọng không nằm ở con số chính xác 1%. Ý chính là làm cho bước tiến đủ nhỏ để có thể lặp lại, sau đó theo dõi để nhìn thấy xu hướng dài hạn.
Kết quả lớn thường đến từ những thay đổi nhỏ được duy trì đủ lâu.
8. Khối làm việc sâu
Chặn một khoảng từ 2 đến 4 giờ trong lịch.
Tắt thông báo. Để điện thoại ở phòng khác. Đóng các tab không liên quan.
Trong khoảng đó, chỉ làm một nhiệm vụ có giá trị cao.
Hãy coi đây như một cuộc họp quan trọng với chính mình. Không tự ý hủy chỉ vì xuất hiện một việc dễ hơn hoặc thú vị hơn.
Nếu chưa quen, có thể bắt đầu bằng 45 đến 60 phút rồi tăng dần.
9. Phân tích thất bại trước
Trước khi triển khai một dự án, hãy tập hợp đội ngũ và đặt câu hỏi:
“Giả sử sáu tháng đã trôi qua và dự án thất bại hoàn toàn. Vì sao?”
Liệt kê tất cả nguyên nhân có thể xảy ra: thiếu người, sai giả định, không có người dùng, phạm vi quá lớn, phụ thuộc chưa được xử lý hoặc không có tiêu chí dừng.
Sau đó đưa các biện pháp phòng ngừa vào kế hoạch trước khi vấn đề thật sự xuất hiện.
Đây không phải tư duy bi quan. Đây là cách nhìn rủi ro khi mình vẫn còn thời gian để hành động.
10. Xếp chồng thói quen
Xác định một thói quen mình đã làm nhất quán.
Gắn thói quen mới ngay sau nó.
Ví dụ: “Sau khi rót cà phê, tôi sẽ viết ra ba ưu tiên của ngày.”
Thói quen đã tồn tại trở thành tín hiệu kích hoạt. Nhờ vậy, mình không cần nhớ thêm một thời điểm mới hoặc chờ cảm hứng xuất hiện.
Công thức đơn giản:
Sau khi [thói quen cũ], tôi sẽ [thói quen mới].
11. Nguyên tắc 80/20
Một phần nhỏ hành động thường tạo ra phần lớn kết quả.
Hãy nhìn lại công việc và hỏi:
- Nhóm khách hàng nào tạo ra phần lớn giá trị?
- Loại nội dung nào mang lại phần lớn lượt tiếp cận có ích?
- Nhiệm vụ nào thật sự kéo dự án tiến lên?
- Việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhưng đóng góp rất ít?
Từ đó, cắt giảm, ủy quyền hoặc giới hạn thời gian cho phần ít giá trị. Dồn nguồn lực vào nhóm hành động tạo ra kết quả rõ nhất.
80/20 là một lăng kính để ưu tiên, không phải công thức chính xác cho mọi tình huống.
12. Chiến lược hai danh sách
Viết ra năm mục tiêu nghề nghiệp quan trọng nhất trong quý.
Sau đó tạo danh sách thứ hai gồm tất cả những dự án, ý tưởng và cơ hội mình dễ bị cuốn vào.
Danh sách thứ hai không phải danh sách “làm sau nếu rảnh”. Đó là danh sách chủ động tránh cho đến khi các mục tiêu chính được hoàn thành hoặc được đánh giá lại.
Sự rõ ràng không chỉ đến từ việc biết cần làm gì.
Nó còn đến từ việc biết mình sẽ không làm gì.
13. Nhật ký phản tư
Mỗi tối, dành 10 phút để viết ba điều:
- Điều gì đã hiệu quả hôm nay?
- Điều gì chưa hiệu quả?
- Một thay đổi cụ thể cho ngày mai là gì?
Giữ câu trả lời ngắn và có thể hành động.
Đây không nhất thiết là nhật ký cảm xúc dài. Nó là một vòng lặp phản hồi giúp mình nhìn thấy mẫu lặp, điều chỉnh cách làm và tránh lặp lại cùng một sai lầm.
14. Lặp lại ngắt quãng
Sau khi học một điều mới, hãy ôn lại theo các khoảng cách tăng dần.
Một lịch đơn giản có thể là:
- Sau 1 ngày.
- Sau 3 ngày.
- Sau 7 ngày.
- Sau 14 ngày.
Có thể dùng ứng dụng flashcard như Anki hoặc đưa lịch ôn trực tiếp vào hệ thống ghi chú.
Mỗi lần ôn, hãy cố nhớ trước khi mở đáp án. Việc kéo kiến thức ra khỏi trí nhớ quan trọng hơn việc đọc lại thật nhiều lần.
Đừng biến kỹ thuật thành một dạng trì hoãn mới
Bạn vừa lưu 14 kỹ thuật và ngày mai có thể quên gần hết.
Không phải vì yếu đuối.
Tâm trí rất dễ nghiện cảm giác thu thập thông tin, bởi việc lưu thêm một phương pháp thường dễ hơn việc thực hiện một phương pháp.
Ta đã biết Pomodoro, Feynman, 80/20 và nhiều cái tên khác.
Vấn đề thường không nằm ở thiếu kỹ thuật.
Vấn đề là trì hoãn, bắt đầu đầy hứng khởi rồi bỏ dở giữa chừng.
Thêm một kỹ thuật nữa chưa chắc giải quyết được điều đó.
Cách thực tế hơn là chọn một vấn đề đang làm mình mắc kẹt, chọn một kỹ thuật phù hợp và cam kết thử trong một khoảng thời gian đủ rõ.
Ví dụ:
- Khó bắt đầu: dùng quy tắc 5 giây trong bảy ngày.
- Dễ phân tâm: bảo vệ một khối làm việc sâu mỗi sáng.
- Học xong nhanh quên: kết hợp phục hồi chủ động và lặp lại ngắt quãng.
- Ôm quá nhiều mục tiêu: dùng chiến lược hai danh sách.
- Liên tục lặp lại sai lầm: viết nhật ký phản tư mỗi tối.
Đừng cố dùng cả 14 kỹ thuật cùng lúc.
Chọn một kỹ thuật. Áp dụng vào một vấn đề thật. Theo dõi kết quả. Sau đó mới quyết định có giữ lại hay không.
